W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów w przedsiębiorstwie, czyli o księgowości XXI wieku

Szef niemalże każdej firmy zna ten problem: zanim faktury trafią do archiwum, muszą zostać podpisane przez część pracowników. Tok jest długi i zawiły, ale jest łatwy patent na jego ułatwienie. Jaki?

Obieg faktur pomiędzy personelem nierzadko bywa koszmarem. Proces jest niesprecyzowany, każda faktura wraca do pracownika kilka razy, lub ginie gdzieś w stosie reszty dokumentacji… Na szczęście, istnieją proste narzędzia, ułatwiające obieg dokumentów. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, opiera się na precyzyjnym rozplanowaniu kto, komu i kiedy wręcza faktury.

Proces najczęściej rozpisany jest za pomocą wykresów i dzieli się na kilka etapów. Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników i określa zakres ich zadań. Wyjaśnia też, jaki musi być stan faktury w poszczególnych etapach. Workflow faktur może być zaplanowany i nadzorowany przez specjalne narzędzia komputerowe, ale przedsiębiorcy mogą pójść kolejny krok dalej w porządkowaniu procesu i zdecydować się na elektroniczny obieg faktur – http://www.efematic.pl/baza-wiedzy/ cechy dokumentu, czyli jego numer porządkowy, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

W kolejnym etapie wprowadzamy konkretne daty (np. dostania, wysłania, otrzymania kwoty) oraz dane klienta. Możemy budować własne bazy z danymi kontrahentów, dzięki czemu, uzupełnianie takich dokumentów będzie jeszcze sprawniejsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur – więcej informacji o obiegu faktur.więcej informacji o obiegu fakturnam zaproponować jego przebieg. W rezultacie powstaje wykres, wyszczególniający do kogo i kiedy ma trafić konkretny dokument. Tok kończy akceptacja faktury przez uprawnioną do tego osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie usprawni obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w dokumentacji. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Narzędzia, które nam to zagwarantuje są dostarczane też przez rodzime firmy. Już teraz korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.