Olbrzymie segregatory, w których będące w dziale księgowym panie przetrzymują dziesiątki, jeżeli nie tysiące archiwalnych dokumentów na szczęście odchodzą powoli w zapomnienie.


Dzieje się tak z tego powodu, że rozwój techniki, który zachodzi obecnie dosłownie przy nas pozwala nam do produkowanie sprzętów, które w niezwykły sposób powodują, że wykonywanie codziennych czynności okazuje się prostsze oraz przyjemniejsze.


odnośnik do strony
Autor: reynermedia
Źródło: http://www.flickr.com




Dla przykładu jednym z tzw. urządzeń peryferyjnych, jakie można by dołączyć do np. laptopa może być skaner, dzięki któremu można by prędko poniekąd "przenieść" zawartość każdej kartki do komputera. Obszar wykorzystania tej techniki jest ogromny, jednak w opisywanym tutaj kontekście czynności pod nazwą digitalizacja faktur, system ten mógłby przyczynić się do znacznego zmniejszenia cen utrzymania działu księgowego. Technologię elektronicznego rozpoznawania liter można by użyć, aby mieć dostęp do komputerowego magazynu dokumentacji.


firma
Autor: Henrik Mayor
Źródło: http://www.flickr.com


Żeby było to wykonalne, na komputerze, do jakiego przyłączony jest skaner, musi być ponadto zainstalowane oprogramowanie rozpoznające tekst ręczny, jak i maszynowe. W taki sposób nie ma już konieczności manualnego wprowadzania tekstu do komputera, zresztą w taki sposób nie skopiowalibyśmy jakichś podpisów ani pieczątek. Oczywiście można by w tego typu sposób przechowywać nie tylko rachunki, ale także wszystkie pozostałe archiwalne dokumenty.


Powinni to robić jedynie fachowcy, ponieważ w wypadku starych dokumentów, trzeba wyjątkowo dbać o ostrożność. Należałoby również powiedzieć, że digitalizacja faktur pozwala na zminimalizowanie kosztów archiwizacji nawet do 50 procent.

Dla Admina