Szef niemalże każdej firmy zna ten problem: zanim faktury trafią do archiwum, muszą zostać podpisane przez część pracowników. Tok jest długi i zawiły, ale jest łatwy patent na jego ułatwienie. Jaki?
faktura
Autor: VLCinéaste
Źródło: http://www.flickr.com
Obieg faktur pomiędzy personelem nierzadko bywa koszmarem. Proces jest niesprecyzowany, każda faktura wraca do pracownika kilka razy, lub ginie gdzieś w stosie reszty dokumentacji… Na szczęście, istnieją proste narzędzia, ułatwiające obieg dokumentów. Workflow faktur, czyli obieg dokumentacji, opiera się na precyzyjnym rozplanowaniu kto, komu i kiedy wręcza faktury.




Proces najczęściej rozpisany jest za pomocą wykresów i dzieli się na kilka etapów. Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników i określa zakres ich zadań. Wyjaśnia też, jaki musi być stan faktury w poszczególnych etapach. Workflow faktur może być zaplanowany i nadzorowany przez specjalne narzędzia komputerowe, ale przedsiębiorcy mogą pójść kolejny krok dalej w porządkowaniu procesu i zdecydować się na elektroniczny obieg faktur - http://www.efematic.pl/materialy/33. Do systemu wprowadzamy podstawowe cechy dokumentu, czyli jego numer porządkowy, kwotę, na którą opiewa oraz walutę rozliczeniową.

faktura
Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com
W kolejnym etapie wprowadzamy konkretne daty (np. dostania, wysłania, otrzymania kwoty) oraz dane klienta. Możemy budować własne bazy z danymi kontrahentów, dzięki czemu, uzupełnianie takich dokumentów będzie jeszcze sprawniejsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - więcej informacji o obiegu faktur. System samodzielnie także może nam zaproponować jego przebieg. W rezultacie powstaje wykres, wyszczególniający do kogo i kiedy ma trafić konkretny dokument. Tok kończy akceptacja faktury przez uprawnioną do tego osobę i ostateczna archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszej firmie znacznie usprawni obieg dokumentów pomiędzy pracownikami i zagwarantuje większą przejrzystość w dokumentacji. Cały proces możemy rozpisać za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Narzędzia, które nam to zagwarantuje są dostarczane też przez rodzime firmy. Już teraz korzysta z nich kilkadziesiąt tysięcy osób.

Kategorie artykułu

Dla Admina